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Veja porque sua indústria de confecção deve fazer a gestão documental

Veja porque sua indústria de confecção deve fazer a gestão documental

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Você sabia que a gestão documental otimiza o uso da informação em uma empresa? Basicamente, ela é um conjunto de etapas e ações voltadas para garantir o armazenamento preciso, racional e eficiente dos arquivos.

Seu objetivo é facilitar o acesso e garantir a segurança e a confidencialidade das informações, evitando o desestímulo da equipe e a execução de processos burocráticos, pouco eficazes. Para isso, ela envolve desde a fase de preparação, alocação e estabelecimento de categorias ou permissões de acesso, até a análise e o arquivamento, propriamente dito.

Então, ficou interessado? Neste artigo, veremos mais sobre essa gestão de arquivos e os benefícios que ela oferece aos resultados de uma organização! Continue a leitura para conferir.

Facilita o rastreamento

Saber exatamente onde se deve alocar os arquivos é de suma importância para o seu rastreamento no futuro. Pensando nisso, as estratégias de gestão documental focam em definir lugares específicos para alocá-los — de preferência, em meios digitais.

O armazenamento na nuvem, por exemplo, facilita tanto a organização em pastas quanto o acesso a elas, além de garantir que os arquivos estarão sempre seguros e em perfeito estado, graças ao backup constante.

Aumenta a produtividade

Os arquivos mais acessados devem ser organizados em pastas mais comuns e fáceis de se localizar. Já quanto aos documentos mais sigilosos ou que recebem poucos acessos, o ideal é que sejam alocados em pastas mais restritas.

Isso também é garantido com a armazenagem na nuvem. Além de seguir um critério de organização, o gestor ainda pode estabelecer acessos diferentes a certos documentos, como somente a colaboradores autorizados e com as devidas permissões. Assim, cada um tem acesso apenas aquilo de que precisa, e de forma simplificada, o que otimiza a produtividade de todos.

Simplifica a tomada de decisão

Poder localizar os documentos com facilidade também auxilia a tomada de decisão. Você pode, por exemplo, ter uma pasta específica com os documentos de determinado cliente, separados por data ou pedido. Isso otimiza o tempo de aprovação e diminui as chances de erros analíticos.

Outra possibilidade importante é de agrupar e comparar relatórios de vários meses, o que garante ao gestor uma otimização do tempo e a chance de tomar as melhores decisões sobre o planejamento estratégico da empresa.

Reduz os custos

Por fim, gerir os arquivos por meio de um controle digital possibilita ainda a redução de custos operacionais (como de impressões desnecessárias) e auxilia a sustentabilidade, com a redução do consumo de papéis.

Além disso, como os documentos ficam sempre armazenados em local seguro, caso a empresa precise verificar algum relatório, basta conectar-se ao sistema específico e acessá-lo. A indústria também pode digitalizar os documentos existentes (impressos) e criar um código de rastreamento, alocando-os em pastas específicas, para reduzir custos de armazenagem.

Bom, como vimos, a gestão documental é muito importante para otimizar o uso correto da informação e aumentar a produtividade na confecção. Para garantir esses benefícios, comece organizando os documentos físicos em pastas, por categoria. Em seguida, digitalize-os e armazene-os em uma pasta no computador ou na nuvem. Depois, comece a pontuá-los conforme a acessibilidade diária, mensal ou anual.

Viu como a gestão de arquivos pode ser uma aliada da sua indústria? Agora, se gostou deste artigo, confira também qual é o período certo de trocar maquinário de confecção!

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